Vroeger onderzoek naar systemen voor werkstroomondersteuning werd vaak bemoeilijkt door het ontbreken van een goed referentiekader. Vooreerst ontbrak het aanvankelijk aan goede definities van de begrippen workflow en workflow management. Ook het onderscheid in toepassingsdomeinen en de overeenkomstige classificatie van werkstroomsystemen is vrij nieuw en draagt bij tot een duidelijke kijk op het onderwerp. Vandaar dat onze aandacht zich bij de aanvang van dit werk (hoofdstukken één en twee) toespitste op een goede positionering van zowel workflow als workflow management.
Deze elementen vormen bovendien het kader waarin met een poging tot standaardisatie van de systemen kon aangevangen worden. In hoofdstuk drie werd hieromtrent een stand van zaken opgesteld op basis van documenten van de Coalitie en besprekingen in de gespecialiseerde literatuur. Daaruit blijkt dat op zeer korte tijd heel wat vooruitgang geboekt is. Een gestructureerde aanpak van het probleem is hier zeker niet vreemd aan: door eerst de te gebruiken terminologie vast te leggen werden ongetwijfeld heel wat problemen in een vroeg stadium vermeden. Gezien het grote aantal producenten dat bij de standaardisatie betrokken is, leidt het bijna geen twijfel dat de workflow producten die de markt bereiken, qua structuur veel van elkaar weg zullen hebben. Dit betekent echter niet dat ze hierbij aan eigenheid zullen verliezen, aangezien zij vaak een heel andere doelmarkt trachten te bereiken. Sommige toepassingen richten zich op ad-hoc workflow, andere eerder op productie workflow, en nog andere leunen meer aan bij groupware systemen voor bijvoorbeeld collaborative authoring. Of deze systemen dan ook effectief met elkaar kunnen geïntegreerd worden, is een andere zaak en moet blijken uit een praktisch onderzoek.
Hoewel uit de praktijk (het onderwerp van hoofdstuk vier) blijkt dat de functionaliteit die beschreven staat in het raamwerk van de Workflow Management Coalition goed voldoet (zie hiervoor naar de ondersteuning van de WfMC WAPI door FlowMark), is nog heel wat ruimte voor de concrete interpretatie van een metamodel en de implementatie ervan. Daarnaast dienen nog een aantal problemen uit de weg geruimd te worden, niet in het minst op het vlak van gegevensbeheer en transactiemanagement. Het groot aantal belanghebbende partijen kan hier in het nadeel van de standaardisatie spelen. Op basis van reeds gecommercialiseerde producten kunnen tegenstrijdige belangen ontstaan. De snelheid waarmee de nieuwe specificaties er komen kan een cruciale rol spelen in het verdere succes van de standaardisatiepoging. Maar ook bij de reeds aanvaarde standaarden kunnen nog een aantal aanpassingen gebeuren. Zo kunnen nog wel een aantal wijzigingen doorgevoerd worden op het vlak van de terminologie zoals die door de Workflow Management Coalition wordt naar voor geschoven (consequenter toepassen van benamingen en grondige schoonmaak houden in het aantal synoniemen bijvoorbeeld). De hierboven aangehaalde problemen komen echter pas aan het licht bij een nadere studie van de praktijk.
Het referentiemodel dat werd opgesteld is bijzonder universeel, in die zin dat heel wat bestaande implementaties hieraan kunnen getoetst worden, maar is toch wel sterk geïnspireerd door de client-server aanpak. Het recente debat rond de "cost of ownership" van een PC-park heeft ons ertoe gedreven een andere architectuur samen te stellen die uitgaat van een gecentraliseerde aanpak. Praktische implementaties in de praktijk hebben iets weg van een mengvorm (de Internet component van FlowMark bijvoorbeeld), maar bieden (nog?) niet de volle functionaliteit van hun traditionele broertjes die het client-server paradigma strikter volgen.
Een les die hieruit
getrokken kan worden is dat theorie en praktijk niet los van
elkaar kunnen getrokken worden als het gaat om de standaardisatie
van workflow management systemen. Er is heel wat geschreven over
het werk van de Workflow Management Coalition, zowel door de
Coalitie zelf als in de vakliteratuur, maar wie zich alleen daar
op toelegt krijgt een vertroebeld beeld van de stand van zaken.
Zo blijkt uit de studie van FlowMark dat er heel wat meer
componenten komen kijken bij de coöperatie van verschillende
systemen dan deze die in het referentiekader worden genoemd
(naast het zuiver gebruik van API's worden nog heel wat gateways
ingezet), en dat integratie met bestaande systemen toch meer is
dan alleen het in elkaar zetten van een aantal bouwstenen (zoals
blijkt uit het geval van de Generale Bank). Wie daarnaast ook nog
oog heeft voor de recente evoluties op het vlak van
informatievoorziening (zoals er momenteel nogal een aantal aan de
gang zijn), merkt al snel dat de verschillende domeinen van de
informatica niet los van elkaar bestaan. De opkomst van Internet
bijvoorbeeld geeft aanleiding tot een volkomen nieuwe vorm van
zaken doen, en heeft zo ook een weerslag op de ontwikkelingen op
het vlak van werkstroombeheer.
© Filip Schepers, 1997 - Thesis: Standaardisatie van workflow management systemen en beoordeling van een aantal producten.